Oprogramowanie hotelowe CHART Hotel dzięki swojej niezawodności, uniwersalności i modułowej budowie znajduje szerokie zastosowanie w hotelach miejskich, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych, sanatoryjnych i wczasowych.
System z powodzeniem może być stosowany zarówno w małych, jak i dużych obiektach.
Pomimo że program zawiera bogaty pakiet funkcji charakteryzuje się łatwością obsługi. Nie sprawia żadnych problemów osobie zaznajomionej z podstawowymi zasadami pracy w środowisku Microsoft Windows. Współpraca pomiędzy użytkownikiem i programem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków oraz logicznie powiązanych okien. Liczne grono użytkowników Systemu CHART przekonało się, że jest to najbardziej przyjazne oprogramowanie hotelowe na rynku.
System może pracować w lokalnej sieci komputerowej i być użytkowany jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, kadrę managerską, księgowość, dział marketingu. Przyjęta zasada licencjonowania pozwala na dołączanie dowolnej liczby stanowisk. Niewielkie wymagania sprzętowe pozwalają na uruchomienie systemu na większości obecnie dostępnych komputerów.
Program hotelowy CHART Hotel współpracuje z szeroką gamą urządzeń i systemów informatycznych i telekomunikacyjnych, automatyzując i upraszczając codziennie wykonywane zadania. Komunikacja obejmuje między innymi centrale telefoniczne oraz systemy taryfikacyjne, drukarki fiskalne, systemy zamków hotelowych, systemy księgowe i płatnicze. W odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów przygotowany został moduł rezerwacji internetowych, a dla klientów zainteresowanych współpracą na platformie B2B - system Chartnet.
System jest na bieżąco rozbudowywany i uaktualniany, zgodnie z oczekiwaniami i życzeniami Klientów oraz ze zmieniającymi się przepisami.
System CHART Hotel to jeden z najczęściej użytkowanych programów hotelowym w Polsce. Baza klientów przekracza 500 obiektów turystycznych w całym kraju.
Największe zalety:
Typowe zastosowanie:
Moduł RECEPCJA przeznaczony jest do wspomagania pracy personelu
recepcyjnego, działu marketingu oraz kadry zarządzającej hotelu. Z tego miejsca dostępne są wszystkie kluczowe informacje, niezbędne dla poprawnego działania hotelu: bieżący podgląd pokoi, lista meldunków, księga rezerwacji. Kolorowy diagram hotelu umożliwia między innymi podejrzenie bieżącego i planowanego obłożenia, wyszukiwanie rezerwacji wymagających wpłaty zaliczki, dodawanie i przenoszenie rezerwacji oraz meldunków.
Logicznie powiązane okna umożliwiają płynne przechodzenie od jednej funkcji do drugiej, a rozbudowany system uprawnień pozwala konfigurować dostęp dla każdego z użytkowników z osobna.
Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w Księdze Rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w Księdze Meldunkowej, itp.
Diagram rezerwacji i meldunków oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę procesu rezerwacji i meldowania. W czytelny sposób, w formie kolorowych pasków, pokazuje obłożenie i dostępne pokoje w wybranym okresie. Wygląd diagramu może się zmieniać w zależności od informacji, których potrzebujemy w danej chwili. Standardowo paski rezerwacji i meldunków zależą od potwierdzenia rezerwacji, typu rezerwacji i meldunku (indywidualne i grupowe) oraz stanu rozliczenia gościa. Po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku, na paskach widoczne są nazwiska gości oraz nazwy firm. Istnieje możliwość przydziału indywidualnego koloru dla rezerwacji lub meldunku z wybranej firmy.
Nazewnictwo pokoi oraz ich kolorystyka jest dowolna. Odmiennym, alarmowym kolorem zaznaczone są te pokoje, z których w dzisiejszym dniu wyjeżdżają goście.
Zarówno z grafika hotelowego, jak i z menu programu, dostępne są dwie podstawowe księgi systemu: Rezerwacji i Meldunków. Pierwsza zawiera informacje o planowanych pobytach gości, druga - o bieżących. Wprowadzanie i edycja danych możliwa jest z poziomu grafika i - rzecz jasna - z samej księgi.
Księga Rezerwacji pozwala na wprowadzanie szeregu informacji, poczynając od najbardziej podstawowych - terminu pobytu i standardu przydzielonych pokoi, poprzez szczegółowe rozplanowanie pobytu, status rezerwacji (potwierdzona, niepotwierdzona, oczekiwana zaliczka) aż do wprowadzania nowych dokumentów zapłaty. Dla rezerwacji grupowych możliwe jest wprowadzanie komentarzy do wszystkich rezerwacji. Z poziomu Księgi możliwy jest dostęp do danych archiwalnych, co przydatne jest w przypadku obsługi stałych gości. Na etapie planowania pobytu przypisać można rabat. Dla hoteli prowadzących sprzedaż poprzez biura podróży przygotowana została możliwość wprowadzania informacji o pośrednikach.
Księga Meldunkowa pozwala na wprowadzanie informacji o gościach aktualnie przebywających w hotelu. Możliwe jest zarówno zrealizowanie wcześniejszej rezerwacji, jak i szybkie zameldowanie nowego gościa. W powiązaniu z Księgą Obciążeń system umożliwia bieżące prowadzenie rachunku gościa, z uwzględnieniem rabatowania dowolnych usług, przenoszenie obciążeń na konto firmy w przypadku klientów biznesowych czy rozliczanie zaliczek. Z poziomu księgi Meldunkowej możliwe jest również drukowanie kart pobytu, programowanie systemu zamków czy tworzenie kart rabatowych w systemie Gastro Szef. W przypadku obiektów sanatoryjnych możliwe
jest również wprowadzanie podstawowych informacji na temat skierowania gościa na pobyt kuracyjny. Dla klientów prowadzących szczegółową dokumentację pobytu przygotowany został moduł Rehabilitacji.
Księga Meldunkowa jest też miejscem obsługi gości wyjeżdżających z hotelu. Wymeldować można wszystkich lub wybranych gości z pokoju lub grupy. System kontroluje stan rozliczeń każdego z gości, uniemożliwiając wymeldowanie bez rozliczenia rachunku. Możliwe jest wystawienie dowolnego dokumentu sprzedaży (z uwzględnieniem wcześniejszych zaliczek) lub przeniesienie płatności na konto odroczone (do późniejszego rozliczenia). Informacja o wymeldowaniu przesłana być może do pozostałych systemów hotelowych: zamków, centrali telefonicznej, systemu gastronomicznego, zapobiegając ewentualnym nadużyciom. Na bieżąco modyfikowany jest również status pokoi, co pozwala na zarządzanie służbą pięter.
Obok podstawowych funkcji, opisanych powyżej, system umożliwia również: wprowadzanie cen, obsługę telefonów hotelowych (odczyt rozmów, blokowanie telefonu, usługi budzenia), szybkie sprawdzanie i zmianę statusu pokoi, przygotowywanie raportów dla służby
pięter, tworzenie codziennych zestawień (listy przyjazdów, list gości przebywających, itp.). Wbudowane w system funkcje notatnika oraz komunikatora ułatwiają wymianę informacji pomiędzy użytkownikami systemu.
Wszystkie czynności rejestrowane są w dzienniku systemu, a dostęp do poszczególnych funkcji systemu kontrolowany jest poprzez rozbudowany system uprawnień.
Wybrane funkcje:
REZERWACJE:
MELDUNKI:
INNE FUNKCJE:
Moduł ŻYWIENIA - coraz powszechniejszym standardem staje się oferowanie gościom hotelowym możliwości korzystania z hotelowej restauracji. System Chart umożliwia zarówno planowanie posiłków na etapie rezerwacji, jak i szczegółowe rozliczanie w trakcie pobytu.
Moduł Żywienia w systemie Chart ma charakter otwarty, dzięki czemu możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby posiłków i ich rodzajów (diet). Rozwiązanie to pozwala na wykorzystanie modułu zarówno w małych pensjonatach, jak i obiektach sanatoryjnych, stosujących zróżnicowane formy żywienia. Dla każdego ze zdefiniowanych posiłków możliwe jest również ustalenie ceny dla jednej z trzech predefiniowanych porcji.
Żywienie przydzielone na etapie rezerwacji może być automatycznie przeniesione do meldunku gościa; w chwili meldowania można również przydzielić je na nowo. W każdej chwili możliwe jest także zmodyfikowanie przydzielonych posiłków, zgodnie z życzeniami gościa. Wszelkie modyfikacje automatycznie przekładają się na stan rachunku gościa.
System oferuje również bogate raportowanie zaplanowanego wyżywienia, począwszy od raportów dla gastronomii, aż do raportów stanowiących podstawę rozliczenia grup zorganizowanych.
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł ZASOBY - obok rezerwacji pokoi często spotykane są szeroko rozumiane rezerwacje zasobów: sal
konferencyjnych, gabinetów odnowy biologicznej, rowerów, itp. Dzięki modułowi możliwe jest prowadzenie rezerwacji takich zasobów oraz rozliczanie - jako obciążeń, dopisywanych do konta gości, fakturami, rachunkami lub paragonami. Dla rezerwowanych zasobów możliwe jest drukowanie potwierdzeń, które stanowić mogą formę biletu.
Księga Zasobów jest miejscem, w którym dostępne i modyfikowane są informacje na temat rezerwacji dodatkowych zasobów hotelu,
takich jak sale konferencyjne, gabinety SPA, rowery, itp. Dla każdego ze zdefiniowanych zasobów ustalić można standardowe okresy jego rezerwacji (z uwzględnieniem czasu przygotowania), możliwość rezerwacji wyłącznej (na przykład sal konferencyjnych) oraz ceny.
Planowane i rzeczywiste wykorzystanie zasobów odzwierciedlane jest na grafiku rezerwacji. Z tego poziomu, jak również z Księgi Rezerwacji, można szybko modyfikować wskazaną rezerwację. Po dokonaniu lub modyfikacji możliwe jest wydrukowanie potwierdzenia rezerwacji, stanowiącego uproszczoną formę biletu.
Zrealizowane rezerwacje można rozliczać:
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł OBCIĄŻENIA I SPRZEDAŻ - Księga Obciążeń pozwala na przeglądanie, zarządzanie i rozliczanie wszelkiego rodzaju należnościami, wynikającymi z meldunku: pobytowymi, żywienia, usług dodatkowych. Dzięki połączeniu z modułem Sprzedaży jest wygodnym i elastycznym narzędziem, pozwalającym szybko i sprawnie rozliczyć gościa. Zależnie od konfiguracji systemu, rozliczenie może nastąpić w chwili wymeldowania gościa lub w formie płatności odroczonej.
Moduł Księgi Obciążeń stanowi centrum rozliczeń pobytu gościa lub grupy. To tutaj znajdą się wszelkie należności z tytułu pobytu gościa, przydzielonego mu wyżywienia, wykorzystania dodatkowych zasobów (np. sauny lub SPA). Tutaj także trafiać mogą płatności z hotelowej restauracji, rachunki telefoniczne, itp. W każdej chwili możliwy jest podgląd zobowiązań, zarówno już rozliczonych, jak i pozostających do zapłacenia. Dla hoteli biznesowych przygotowano mechanizm automatycznego przenoszenia obciążeń na konta firm, dzięki czemu łatwiejsze stają się okresowe rozliczenia.
Po odpowiednim przygotowaniu cenników pokoi i wyżywienia system może automatycznie obciążać rachunek gościa, dzięki czemu unika się pomyłek związanych z ręcznym prowadzeniem rozliczeń. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość wykorzystania w rozliczeniu wcześniej wpłaconych zaliczek.
Moduł Sprzedaży pozwala na wystawianie paragonów fiskalnych, faktur i rachunków, korekt, dokumentów proforma i walutowych oraz dokumentów kasowych. Zależnie od konfiguracji część z nich może być wystawiana automatycznie lub pomijana.
Szeroko konfigurowalne uprawnienia pozwalają na ograniczenie dostępu do poszczególnych dokumentów. Równie elastyczne są możliwości konfiguracji wydruków - począwszy od automatycznego łączenia pozycji, poprzez modyfikację treści i wyglądu dokumentów aż do wydruków dwujęzycznych. Konfigurowalny system numeracji dokumentów pozwala na ich dostosowanie do wymagań każdego z naszych klientów. Do każdego z dokumentów sprzedaży możliwe jest wydrukowanie szczegółowej specyfikacji rozliczanych usług.
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł ARCHIWUM - ogromna większość czynności, wykonywanych w hotelu, ma charakter powtarzalny. Dotyczy to zarówno wystawiania dokumentów sprzedaży, jak i bezpośredniej obsługi gości. Aby ułatwić użytkownikom pracę z systemem, wprowadzony został szereg słowników, zawierających dane stałe (listy usług, dane firm i gości, itp.). W celu ułatwienia kontroli dodano również
słowniki danych archiwalnych (rezerwacji, meldunków, dokumentów, itp.).
Za pomocą modułu Archiwum możliwe jest wprowadzenie do systemu podstawowych danych, porządkujących i ułatwiających pracę użytkowników. Do danych tych zaliczyć można definicje grup towarowych, usług i towarów, jednostek miary czy form płatności. Odrębną grupę stanowią dane dotyczące kontrahentów, z którymi hotel najczęściej współpracuje: stałych lub zameldowanych gości, firm, pośredników (agentów turystycznych, biur podróży, itp.).
Dodatkowo moduł Archiwum pozwala na podejrzenie wykonanych wcześniej rezerwacji i meldunków (z możliwością wyszukiwania pozycji usuniętych) oraz wystawionych dokumentów (faktur i rachunków, paragonów, dokumentów kasowych).
Podobnie jak w przypadku pozostałych funkcji systemu, także i tutaj dostęp do poszczególnych operacji kontrolować można za pomocą uprawnień użytkowników.
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł ZESTAWIENIA - narzędzie pozwalające w szybki i łatwy sposób uzyskać pełny obraz hotelu, m.in. odczytać dane o prowadzonych rezerwacjach i meldunkach, utworzyć zestawienia księgowe i sprzedaży, opracować informacje statystyczne o wykorzystaniu obiektu.
Zestawienia są odrębnym programem, który może być uruchamiany zarówno z systemu CHART, jak i niezależnie. Dostęp do poszczególnych zestawień kontrolowany jest za pomocą uprawnień, analogicznie jak
w systemie CHART.
Zestawienia pogrupowane są wg następujących kategorii: Recepcja, Finanse, Archiwum, Hotel, Statystyka, GUS.
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł INTERFEJSY - system CHART pozwala nie tylko na gromadzenie i analizę danych wprowadzanych przez użytkowników, ale współpracę z różnego rodzaju systemami i urządzeniami peryferyjnymi: centralami abonenckimi, zamkami elektronicznymi, drukarkami fiskalnymi, systemami FK. Szeroka lista obsługiwanych urządzeń, dostarczanych przez największych producentów, pozwala na łatwą integrację i automatyzację codziennych czynności
CENTRALE TELEFONICZNE
Współpraca z centralami hotelowymi umożliwia przede wszystkim sprawną i spójną kontrolę nad połączeniami telefonicznymi. W przypadku większości central System CHART umożliwia odczyt rozmów, odblokowanie dostępu przy zameldowaniu i blokowanie po wymeldowaniu, programowanie usługi budzenia gości hotelowych czy rozliczanie rozmów służbowych. Jedynie w niektórych przypadkach komunikacja z systemem telefonicznym ogranicza się do odczytu przeprowadzonych rozmów. W każdej chwili recepcjonista ma możliwość sprawdzenia i wydruku zestawienia rozmów nierozliczonych oraz rozliczonych dla danego pokoju. Należność może być naliczona w relacji do wszystkich bądź wybranych rozmów za pomocą oddzielnego dokumentu lub doliczona do obciążeń za pobyt. System obsługuje następujące centrale telefoniczne:
DRUKARKI FISKALNE
Wększość transakcji prowadzonych w hotelu objęta jest obowiązkiem fiskalizacji. We współpracy z czołowymi producentami
urządzeń fiskalnych program połączony został z następującymi drukarkami:
ZAMKI ELEKTRONICZNE
Systemy zamków elektronicznych zastępują w hotelu tradycyjne zamki i klucze, wykorzystując technologię plastikowych kart
magnetycznych, kart chipowych bądź zbliżeniowych identyfikatorów (kart, zegarków, breloków). Po wydaniu karty na recepcji, gość nie tylko może otworzyć swój pokój oraz inne pomieszczenia, do których został zaprogramowany dostęp (parking, sauna, etc.), ale również może być łatwo i sprawnie autoryzowany, na przykład w hotelowej restauracji. Lista obsługiwanych systemów zamków obejmuje:
SYSTEMY FK
Dokumenty wprowadzone w systemie (faktury, paragony) mogą w łatwy sposób zostać przesłane do systemów finansowo -
księgowych. Moduł eksportu do systemów księgowych pozwala na komunikację z oprogramowaniem najczęściej spotykanym na rynku:
PŁATNOŚCI
System CHART może współpracować z systemem kart płatniczych. Dzięki temu możliwa jest natychmiastowa autoryzacja i potwierdzenie transakcji kartami lub - w przypadku systemu autorskiego, opartego na platformie Chartnet - bonami.
Transakcje w programie hotelowym CHART mogą być realizowane przy użyciu terminala kart płatniczych. Na rynku istnieją dwa sposoby realizowania płatności za pomocą kart płatniczych:
Moduł GASTRO - w przypadku, gdy hotel połączony jest z obiektem gastronomicznym, wyposażonym w oprogramowanie Gastro, możliwe jest współdziałanie zarówno z programem Gastro POS, służącym do obsługi kelnerskiej, jak i programem Gastro Szef przeznaczonym do zarządzania procesami kalkulacyjno-magazynowymi.
Połączenie systemu gastronomicznego z hotelowym umożliwia rejestrację obciążenia na stanowisku kelnerskim z jednoczesnym wysłaniem należności do stanowiska recepcyjnego. Przesłana informacja gromadzona jest wraz z innymi pozycjami nierozliczonymi na
koncie gościa. W każdym momencie może być ono rozliczone dowolnym rachunkiem za wszystkie lub wybrane obciążenia, łącznie z usługą gastronomiczną.
System CHART połączony z programem Gastro Szef pozwala na realizowanie tzw. małej sprzedaży na recepcji. Funkcje rozchodowania po sprzedaży, charakterystyczne dla gastronomii, znajdują zastosowanie przy kontroli sprzedaży słodyczy, map, przewodników, czasopism itp.
Dodatkową zaletą połączenia systemów CHART i Gastro jest możliwość programowania kart rabatowych systemu Gastro w chwili meldowania gości. Po odczytaniu karty w czytniku jest ona automatycznie zapisywana w bazie danych systemu. W każdej chwili jest możliwa edycja lub unieważnienie karty - po odpowiednim skonfigurowaniu systemu może dziać się to automatycznie w chwili wymeldowania.
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł INTERNET - coraz więcej obiektów o charakterze hotelarskim umieszcza w Internecie własne strony, zawierające opis obiektu bogato ilustrowany zdjęciami oraz cennik usług. Jest to skuteczny sposób na promocję swoich usług, adresowany do biur turystycznych oraz klientów indywidualnych na całym świecie. Co więcej, komunikacja za pośrednictwem sieci umożliwia bezpośrednie rezerwowanie pokoi w hotelu, skutecznie uzupełniając tradycyjne kanały rezerwacji.
System CHART oferuje narzędzie pomagające recepcjoniście w skuteczny sposób obsłużyć rezerwacje dokonywane za
pośrednictwem sieci internetowej. Po umieszczeniu na witrynie WWW hotelu odpowiedniego formularza przyszli goście hotelowi będą w stanie samodzielnie przesłać rezerwację do hotelu. E-maile przesyłane na wybrany adres pocztowy są okresowo odczytywane przez moduł Internet. Po odebraniu wiadomości recepcjoniści mogą sprawdzić dostępność miejsc w systemie, a następnie zatwierdzić lub anulować rezerwację. Dla zatwierdzonych rezerwacji możliwe jest automatyczne przesyłanie potwierdzenia rezerwacji na adres e-mail gościa.
WYBRANE FUNKCJE:
Moduł REHABILITACJA - w przypadku obiektów świadczących usługi rehabilitacyjne i zabiegowe równie
ważne, co prawidłowe przyjęcie i rozliczenie gościa, jest również prowadzenie dokumentów dotyczących szczegółów jego pobytu, przeprowadzonych zabiegów i formy leczenia. Dla takich właśnie użytkowników stworzony został moduł Rehabilitacji.
Moduł Rehabilitacji w oparciu o dane wprowadzane w systemie Chart pozwala na prowadzenie rozliczeń turnusów rehabilitacyjnych oraz dokumentów związanych z leczeniem i pobytami kuracjuszy. Zależnie od konfiguracji dokumenty te mogą być tworzone i modyfikowane ręcznie lub automatycznie, na podstawie danych wprowadzonych w systemie Chart.
W chwili obecnej system pozwala na prowadzenie trzech rodzajów kart, opisujących stan zdrowia i przebieg leczenia pacjentów (karty historii choroby, karty informacyjne leczenia i karty rehabilitacji) oraz trzech rodzajów sprawozdań dla każdego z turnusów (lista
refundacji, lista osób skierowanych, szczegółowy wykaz osób rehabilitowanych).
WYBRANE FUNKCJE:
MODUŁ CENTRUM - Na potrzeby rozwiązań sieciowych stworzony został moduł Centrum. Składa się on z dwóch aplikacji - klienta, przesyłającego bazy z obiektów do centrali, oraz systemu centralnego, odczytującego i udostępniającego pobrane dane. Wysyłka baz odbywa się zgodnie z przyjętym harmonogramem (najczęściej w godzinach nocnych), a zaszyfrowane dane przesyłane są za pomocą protokołu FTP (rozwiązanie to stosować można również jako mechanizm zdalnej, rozproszonej archiwizacji baz).
WYBRANE FUNKCJE:
